Banyak perusahaan sudah memiliki prosedur backup server untuk melindungi data dari kerusakan perangkat, kesalahan pengguna, atau gangguan operasional. Namun, keberadaan file cadangan saja belum cukup. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa data tersebut dapat dipulihkan ketika benar-benar dibutuhkan.
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki backup database, dokumen transaksi, dan file operasional yang berjalan otomatis setiap malam. Sistem melaporkan proses backup berhasil, tetapi ketika server mengalami kerusakan, file cadangan ternyata tidak lengkap atau proses pemulihannya gagal. Dalam situasi tersebut, perusahaan tetap berisiko mengalami downtime dan kehilangan akses terhadap data penting.
Karena itu, backup dan restore harus diperlakukan sebagai dua proses yang saling melengkapi. Panduan National Institute of Standards and Technology (NIST) juga menekankan pentingnya menguji keandalan serta integritas data cadangan untuk memastikan informasi dapat diambil kembali ketika diperlukan.
5 Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Backup Server
1. Pahami Perbedaan Backup, Restore, dan Disaster Recovery
Sebelum mengevaluasi sistem perlindungan data, perusahaan perlu memahami tiga istilah yang sering digunakan dalam pengelolaan server.
Backup adalah proses membuat salinan data atau sistem yang diperlukan untuk pemulihan. Jadwalnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya harian, mingguan, atau berdasarkan perubahan data.
Restore adalah proses mengembalikan data dari salinan cadangan ke lokasi atau lingkungan yang diperlukan. Proses ini perlu diuji untuk memastikan file dapat dibaca dan data yang dipulihkan sesuai kebutuhan.
Sementara itu, disaster recovery merupakan perencanaan yang lebih luas untuk memulihkan sistem IT dan mendukung kelangsungan operasional setelah terjadi gangguan besar. Perencanaannya dapat mencakup infrastruktur alternatif, prosedur pemulihan, pembagian tanggung jawab, dan prioritas layanan yang harus kembali beroperasi.
Perusahaan tidak selalu membutuhkan rancangan yang rumit. Namun, semakin penting peran server bagi operasional, semakin besar pula kebutuhan untuk memiliki prosedur pemulihan yang jelas.
2. Checklist Backup Server yang Perlu Diperiksa
Sebelum melakukan uji restore, administrator IT sebaiknya memeriksa beberapa aspek dasar.
Identifikasi data penting
Tentukan server, database, aplikasi, konfigurasi, dan dokumen yang benar-benar dibutuhkan untuk menjalankan operasional. Jangan hanya mencadangkan file yang mudah ditemukan tanpa memahami ketergantungan sistem.
Periksa jadwal backup
Pastikan jadwal pencadangan sesuai dengan seberapa sering data berubah dan seberapa besar kehilangan data yang masih dapat ditoleransi perusahaan. Sistem yang memproses transaksi sepanjang hari mungkin membutuhkan pendekatan berbeda dari server penyimpanan arsip.
Periksa log dan notifikasi
Jangan hanya melihat status terakhir. Periksa riwayat proses backup, pesan kesalahan, kapasitas penyimpanan, dan kegagalan pekerjaan yang belum ditangani.
Lindungi salinan cadangan
Backup perlu dilindungi dari akses tidak sah dan ancaman yang juga dapat menyerang sistem utama. Pertimbangkan pemisahan akses, salinan offline atau terisolasi sesuai kebutuhan, serta perlindungan terhadap penghapusan atau perubahan yang tidak diinginkan.
Periksa ketersediaan salinan
Pastikan lokasi penyimpanan, media, kredensial, dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pemulihan masih dapat diakses oleh personel yang berwenang.
Langkah-langkah tersebut membantu perusahaan mengetahui apakah proses backup berjalan sesuai rencana sebelum melakukan pengujian pemulihan.
3. Cara Melakukan Uji Restore dengan Lebih Terarah
Uji restore tidak harus selalu dimulai dengan memulihkan seluruh server produksi. Perusahaan dapat menyusun pengujian berdasarkan tingkat risiko dan kemampuan lingkungan pengujian yang tersedia.
Berikut tahapan yang dapat dijadikan panduan.
- Pilih data untuk diuji. Mulai dari data atau aplikasi penting yang dapat diuji tanpa mengganggu operasional.
- Tentukan lingkungan pemulihan. Gunakan lingkungan pengujian yang terpisah apabila memungkinkan agar proses tidak menimpa data produksi.
- Lakukan pemulihan sesuai prosedur. Catat langkah, waktu, pesan kesalahan, dan kebutuhan teknis yang muncul.
- Periksa hasilnya. Pastikan file dapat dibuka, data yang dipulihkan sesuai, dan fungsi aplikasi yang relevan berjalan sebagaimana mestinya.
- Catat hasil pengujian. Dokumentasikan keberhasilan, kegagalan, kendala, serta tindakan perbaikan yang diperlukan.
- Ulangi setelah perbaikan. Jika pengujian gagal, cari penyebabnya dan lakukan pengujian ulang setelah masalah ditangani.
NIST merekomendasikan pengujian terhadap data cadangan untuk memberikan keyakinan bahwa informasi dapat dipulihkan dengan andal. Bentuk dan cakupan pengujian perlu disesuaikan dengan sistem serta tingkat kepastian yang dibutuhkan.
Jangan melakukan pengujian langsung pada server produksi tanpa perencanaan, persetujuan, dan pengamanan yang memadai. Kesalahan dalam prosedur pemulihan dapat menimbulkan gangguan baru.
4. Tetapkan Target Waktu dan Kehilangan Data
Dua istilah yang berguna dalam perencanaan pemulihan adalah Recovery Time Objective (RTO) dan Recovery Point Objective (RPO).
RTO adalah target waktu untuk memulihkan layanan setelah gangguan. Sementara itu, RPO menggambarkan titik waktu data yang ingin dipulihkan, sehingga membantu menentukan seberapa banyak kehilangan data yang masih dapat ditoleransi.
Sebagai ilustrasi, perusahaan dapat menetapkan target pemulihan layanan tertentu dalam empat jam dan membatasi kehilangan data hingga satu jam terakhir. Angka ini hanya contoh, bukan standar universal atau jaminan kemampuan sistem.
Target aktual harus ditentukan berdasarkan dampak gangguan terhadap bisnis, kemampuan infrastruktur, biaya, serta hasil pengujian. Jika proses restore membutuhkan waktu lebih lama dari target, perusahaan perlu mengevaluasi strategi backup dan pemulihannya.
5. Kapan Perusahaan Memerlukan Bantuan Profesional?
Pengelolaan backup dapat menjadi lebih kompleks ketika perusahaan memiliki beberapa server, database besar, aplikasi yang saling terhubung, atau sistem yang harus tetap beroperasi selama proses pemulihan.
Bantuan tenaga IT berpengalaman layak dipertimbangkan apabila perusahaan belum memiliki prosedur restore, sering mengalami kegagalan backup, tidak yakin terhadap integritas data cadangan, atau membutuhkan perencanaan disaster recovery yang lebih menyeluruh.
Prakom menyediakan informasi layanan Backup Recovery Server untuk membantu kebutuhan pencadangan dan pemulihan data. Prakom juga menyediakan informasi mengenai Data Center Disaster Recovery untuk perencanaan pemulihan sistem ketika terjadi gangguan operasional.
Pelajari layanan yang tersedia melalui:
Sebelum menggunakan layanan, perusahaan perlu menjelaskan jenis server, sistem operasi, aplikasi, volume data, metode backup saat ini, dan target pemulihan yang dibutuhkan. Konfirmasikan pula cakupan pekerjaan, teknologi yang didukung, serta ketentuan layanan kepada Prakom.
Backup server yang berjalan otomatis merupakan langkah penting untuk melindungi data perusahaan, tetapi proses tersebut perlu dilengkapi dengan pengujian restore yang terencana.
Mulailah dengan mengidentifikasi data penting, memeriksa log backup, melindungi salinan cadangan, dan menguji pemulihan di lingkungan yang aman. Dokumentasikan hasilnya agar setiap kelemahan dapat diperbaiki sebelum terjadi gangguan nyata.
Bagi perusahaan yang membutuhkan bantuan dalam pengelolaan backup dan pemulihan data, layanan Backup Recovery Server dan Data Center Disaster Recovery Prakom dapat menjadi titik awal untuk mendiskusikan kebutuhan teknis. Pilih pendekatan berdasarkan risiko dan kebutuhan operasional, bukan sekadar keberadaan salinan data.
